GESTIÓN DOCUMENTAL Y PORTAL CORPORATIVO

GestDocum

Las grandes empresas y en especial las PYMES pagan un alto precio por culpa de la sobrecarga y desorganización de la información empresarial. Así lo ha hecho público el IDC (International Data Corporation) publicando que nuestras empresas pasan más del 30% de su tiempo dedicándose a la búsqueda de información. Llegando a superar, en algunos casos, los 18.000 € al año por empleado en productividad perdida.

Para contrarrestar esta pérdida las empresas deben buscar métodos y herramientas para incrementar su productividad, y la de sus empleados utilizando la filosofía de hacer más, con menos, al menor coste posible.

Las soluciones de gestión documental y Portal Corporativo son ya una necesidad real, tanto para las grandes empresas como para todas las PYMES.

¿Que entendemos por una Solución de Portal?

Una solución de Portal es una herramienta que se desarrolla a través de la tecnología Web y que nos permite trasladar toda la información vital a nuestros usuarios, a través de un punto único de acceso, haciendo que la información de la empresa o de un departamento interno se encuentre en una dirección única.

Con esta herramienta evitamos pérdidas de tiempo, reduciendo la incertidumbre y el tiempo que cada uno de los trabajadores dedica en buscar dicha información. El trabajador podrá visualizar la información según sus funciones dentro de la empresa, ayudándole de forma considerable a enfocar sus siguientes acciones y mejorar por lo tanto su productividad.

¿Qué beneficios obtendremos con la Gestión Documental y Portal?

Encontramos dos grandes bloques de beneficios, los que afectan al trabajo en general de la empresa y al individual de cada empleado, veamos cual son los beneficios en estos dos bloques.

Para la empresa los beneficios equivalen a una mayor productividad, seguridad y reducción de costes asociados a, tal y como hemos nombrado anteriormente, al tiempo dedicado en buscar información. Cada departamento es independiente, haciendo que las conexiones entre los diferentes departamentos se realice cuando sea de vital importancia.

Para los empleados los beneficios equivalen a una poderosa herramienta de comunicación interna. Donde cada uno de ellos accederá a un único enlace donde podrá encontrar aquella herramienta que le facilitará la colaboración entre departamentos y los empleados de su departamento. No solo el beneficio de disponer de una herramienta de gran valor, sino también la fidelización entre empleados, haciendo que el bloque de la empresa sea más sólido trabajando conjuntamente por un mismo objetivo.

  •  ·    Mejora en la integración de la información de todas las áreas de la empresa, asi como, la mejora en la colaboración interna y la reducción de los costes y tiempos de realización de tareas.
  •  ·    Reducción de la información pérdida.
  •  ·    Mejora en la toma de decisiones y en la administración de gestión.
  •  ·    Reducción en los costes de los procesos.
  •  ·    Mejora en la protección de la información y documentación de la empresa.
  •  ·    Mayor protección del conocimiento de la empresa.
  •  ·    Éxito a la hora de aprovechar la infraestructura informática, evitando por ejemplo, el uso del correo electrónico para mensajes internos.